Wiesz, ile czasu marnują Twoi spedytorzy? Sprawdź i zamień ten czas na zysk
Planowanie tras, publikowanie ofert transportowych, ręczne wpisywanie danych i monitorowanie ładunków – to codzienność spedytorów. Problem w tym, że te czynności wciąż wykonywane są manualnie. Efekt? Czas, który można byłoby przeznaczyć na obsługę kolejnych zleceń, ucieka bezpowrotnie.
Z badań wynika, że jeden spedytor poświęca średnio 2,5 godziny dziennie na powtarzalne, ręczne zadania – wpisywanie godzin przyjazdu i wyjazdu ciężarówek, kontakt z przewoźnikami czy uzupełnianie danych o zleceniu. W skali miesiąca to ponad 50 godzin pracy, która mogłaby zostać zautomatyzowana.
Gdzie dokładnie ucieka ten czas?
Ręczne czynności, które najbardziej obciążają spedytorów, to m.in. śledzenie ciężarówek (na to jeden spedytor traci 85 minut dziennie), ręczne wprowadzanie danych (28 minut dziennie) czy kontakt ze stałymi przewoźnikami (24 minuty dziennie).
To nie tylko ogromna strata czasu – to także większe ryzyko błędów, chaos komunikacyjny i niska przejrzystość całego procesu transportowego.
Jak można to zautomatyzować?
Wyniki badań nie zaskakują – w końcu już na samym początku procesu przydzielania ładunków spedytorzy korzystają z wielu różnych kanałów komunikacji – WhatsAppa, e-maili, SMS-ów, telefonów oraz giełd transportowych, co znacznie utrudnia i wydłuża pracę.
Poniższa grafika obrazuje poszczególne kroki przydzielania ładunków i wyraźnie pokazuje, na jakim etapie spedytorzy wykonują najwięcej czynności ręcznych.
Jakie wnioski można z tego wyciągnąć?
- w procesie brakuje automatyzacji – każdy krok wymaga ręcznego zaangażowania spedytora,
- duże straty czasu – wiele kontaktów odbywa się indywidualnie, zbyt wiele czynności – ręcznie,
- występuje duże ryzyko błędów i nieefektywności, wynikające z manualnych operacji i braku systemowego wsparcia.
Pomocą służą tu platformy do współpracy z przewoźnikami. W większości systemów spedytorzy mają ograniczoną możliwość budowania automatycznych ścieżek przypisywania ładunków. W przypadku kontraktów mogą przypisywać ładunki ze stałą lub negocjowalną ceną. W praktyce jedyną alternatywą pozostaje rynek spotowy. Tymczasem FreightON oferuje wsparte algorytmami różne możliwości automatyzacji procesu przydzielania ładunków. Automatyzacja jest dostosowana do procesu firmy, zgodnie ze zdefiniowanymi scenariuszami.
Proces przydzielania ładunków – ręczny i zautomatyzowany
Cały proces przydzielania ładunków w systemie FreightON odbywa się automatycznie i opiera się na inteligentnych algorytmach, bez potrzeby wysyłania maili czy wykonywania telefonów. Po dodaniu zapytania przez klienta, system wysyła ofertę do zaufanych przewoźników. Jeśli nikt z nich nie odpowie w ciągu 30 minut, FreightON automatycznie proponuje innych zaufanych przewoźników. Gdy nadal brakuje akceptacji, oferta trafia na Giełdę Prywatną, a w razie dalszego braku odpowiedzi – na publiczną z dostępem do 25 tys. przewoźników. Całość dzieje się bez udziału spedytora, szybko i w pełni cyfrowo.
A co z monitoringiem?
Monitorowanie przewozów to kolejny czasochłonny obszar. Wpisywanie godzin ręcznie, telefony do kierowców, brak pełnego obrazu sytuacji – to codzienne bolączki spedytorów.
Nowoczesne systemy, jak FreightON, oferują pełną automatyzację statusów zleceń – zarówno przez GPS, jak i przez samych przewoźników. Spedytorzy nie muszą już dzwonić i śledzić każdego ruchu – reagują tylko wtedy, gdy system zasygnalizuje opóźnienie lub problem.
To sprawia, że dbanie o terminowość dostaw (OTIF) jest znacznie łatwiejsze i odbywa się przy bardzo dużym udziale przewoźnika.
Porządek w magazynie
Kolejnym źródłem strat są nieplanowane przyjazdy ciężarówek i kolejki pod rampą. Jeśli firma spedycyjna posiada magazyny, może znacznie zredukować straty poprzez wdrożenie systemu do awizacji przewoźników (np. Dock Scheduler). Nawet jeśli przewoźnik zlecił przewóz podwykonawcy, to z łatwością jego danego zostaną wprowadzone do systemu i kiedy ten się na miejscu, wszystkie dane będą aktualne.
Ile straconego czasu spedytorów można odzyskać?
Automatyzacja obsługi zleceń, monitoringu i zarządzania dokumentacją to szansa na odzyskanie dziesiątek godzin miesięcznie w pracy jednego spedytora. To też szansa na zmniejszenie błędów, szybsze rozliczenia, lepsze relacje z przewoźnikami i większą liczbę obsłużonych zleceń – bez powiększania zespołu.
Chcesz przestać marnować czas swoich spedytorów? Zobacz, jak to zrobić – sprawdź FreightON.