Spedizionieri: ottimizzare il tempo con l’automazione
La pianificazione delle rotte, la pubblicazione delle offerte di trasporto, l’inserimento manuale dei dati e il monitoraggio dei carichi: questa è la realtà quotidiana di un dispatcher.
Il problema è che queste attività vengono ancora eseguite manualmente.
Il risultato? Tanto tempo sprecato anziché dedicarlo a gestire più ordini.
Le ricerche mostrano che uno spedizioniere impiega in media 2,5 ore al giorno in attività manuali e ripetitivi – inserire gli orari di arrivo e partenza dei camion, contattare i vettori o compilare i dati degli ordini. Su base mensile, si tratta di oltre 50 ore di lavoro che potrebbero essere automatizzate.
Dove finisce esattamente questo tempo?
Le attività manuali che gravano di più sui dispatcher includono, tra le altre: il monitoraggio dei camion (un spedizioniere vi dedica 85 minuti al giorno), l’inserimento manuale dei dati (28 minuti al giorno), o il contatto con i vettori abituali (24 minuti al giorno).
Non si tratta solo di una massiccia perdita di tempo: significa anche un rischio maggiore di errori, confusione nelle comunicazioni e poca trasparenza nell’intero processo di trasporto.
Come si può automatizzare tutto questo?
I risultati della ricerca non sono sorprendenti – dopotutto, sin dall’inizio del processo di assegnazione dei trasporti, gli spedizionieri utilizzano molti canali di comunicazione diversi: WhatsApp, email, SMS, telefonate e piattaforme di scambio di carichi, il che complica e allunga significativamente il lavoro.
La grafica sottostante illustra i singoli passaggi dell’assegnazione del trasporto e mostra chiaramente in quale fase i dispatcher eseguono il maggior numero di azioni manuali.
Quali conclusioni possiamo trarre?
- Il processo manca di automazione: ogni passaggio richiede il coinvolgimento manuale dello spedizioniere.
- Elevato dispendio di tempo: molti contatti sono individuali, troppe attività sono manuali.
- Alto rischio di errori e inefficienze a causa delle operazioni manuali e della mancanza di supporto sistemico.
Per fortuna, le piattaforme di collaborazione con i vettori vengono in soccorso. Nella maggior parte dei sistemi, gli spedizionieri hanno possibilità limitate di costruire percorsi automatici di assegnazione dei carichi. Nel caso dei contratti, possono assegnare i carichi con un prezzo fisso o negoziabile. In pratica, l’unica alternativa rimane il mercato spot.
Invece, FreightON offre diverse possibilità di automazione per il processo di assegnazione dei carichi, supportato da algoritmi. L’automazione è adattata al processo aziendale, in conformità con gli scenari definiti.
Processo di automazione: manuale VS automatizzato
L’intero processo di assegnazione dei carichi nel sistema FreightON avviene automaticamente ed è basato su algoritmi intelligenti, senza la necessità di inviare email o fare telefonate.
Ogni volta che lo spedizioniere aggiunge una richiesta, il sistema invia l’offerta ai vettori fidati. Se nessuno di loro risponde entro 30 minuti, FreightON propone automaticamente altri vettori fidati. Se ancora l’offerta non dovesse essere accettata, viene pubblicata nel Private Exchange e, in caso di ulteriore mancata risposta, la pubblicazione è estesa alla borsa pubblica accessibile a 25.000 vettori. Il tutto avviene senza il coinvolgimento dello spedizioniere, velocemente e completamente in digitale.
E per quanto riguarda il monitoraggio?
Il monitoraggio dei trasporti è un’altra area che richiede molto tempo. L’inserimento manuale degli orari, le telefonate ai conducenti, la mancanza di un quadro completo della situazione – questi sono i dolori quotidiani dei dispatcher.
I sistemi moderni come FreightON offrono l’automazione completa degli stati degli ordini – sia tramite GPS che dai vettori stessi. Gli spedizionieri non devono più chiamare e tracciare ogni spostamento: reagiscono solo quando il sistema segnala un ritardo o un problema.
Questo rende molto più facile occuparsi della puntualità delle consegne (OTIF) e avviene con un coinvolgimento significativo del vettore.
Efficienza di magazzino
Un’altra fonte di perdite sono gli arrivi dei camion non pianificati e le code alle baie di carico. Un’azienda di spedizioni con hub e magazzini può ridurre significativamente le perdite implementando un sistema di notifica per i vettori (ad esempio Dock Scheduler). Anche se il vettore ha subappaltato il trasporto, i suoi dati possono essere facilmente inseriti nel sistema e, una volta arrivato, tutte le informazioni saranno aggiornate.
Quanto tempo perso dai dispatcher può essere risparmiato?
Automatizzare la gestione degli ordini, il monitoraggio e la gestione documentale è un’opportunità per recuperare decine di ore mensili nel lavoro di un singolo dispatcher. È anche un’opportunità per ridurre gli errori, velocizzare i pagamenti, migliorare le relazioni con i vettori e gestire più ordini – senza dover aumentare il numero di risorse.
Vuoi ottimizzare il tempo dei tuoi dispatcher? Scopri come con FreightON.