Автоматизація у транспортно-експедиторських компаніях. Як це зробити? [Гайд]
У світі, де кожна хвилина роботи експедитора перетворюється на прибуток чи збиток компанії, дедалі складніше ігнорувати зростаючі витрати, що виникають через ручні процеси. Сотні годин щомісяця зникають у безкінечних повторюваних діях, а паперова документація й досі визначає долю рекламацій. Тим часом технологія, впровадження якої не потребує революції, може перетворити ці втрати на конкурентну перевагу. Ключем є розуміння того, куди зникають ресурси, і як це виправити.
В експедиторських компаніях одним із найбільших викликів є непомітна на перший погляд втрата ефективності. Йдеться про щоденні, повторювані дії, які у масштабі місяця створюють вимірювані витрати часу й грошей. Перевірка перевізників, обробка транспортних замовлень, управління документацією – ці процеси у багатьох компаніях досі виконуються вручну. Як наслідок, вони стикаються із затримками, рекламаціями, а головне – втратою конкурентоспроможності.
Ця стаття показує, які дії в процесі експедирування можна виміряти та як їх можна вдосконалити завдяки ефективній автоматизації процесів.
Перевірка перевізників: щоденна рутина з високою ціною
Кожен експедитор знає: без ретельної перевірки перевізника ризики у транспорті зростають у геометричній прогресії. Проблема полягає в тому, що ці дії дуже трудомісткі. Правильно проведена перевірка, що охоплює дані з різноманітних реєстрів, транспортні ліцензії, страховки, відгуки та автопарк перевізника, займає близько 30 хвилин лише для однієї компанії. В залежності від розміру організації таких випадків щодня може бути кілька десятків. Це – сотні годин щомісяця.
| У чому проблема? | Що з цим робити? | Який ефект? |
| Навіть за наявності спеціалізованих відділів процес перевірки перевізників залишається занадто трудомістким. Це перевантажує працівників, подовжує час обробки замовлень та зменшує можливість швидко реагувати на транспортні запити. | Автоматизувати процес перевірки перевізників. FreightON автоматично отримує дані з офіційних джерел, аналізує ліцензії та страховий статус – усе в одному місці. | Час перевірки скорочується з 30 хвилин до кількох секунд. |
Обробка транспортних замовлень: повторюваність проти технологій
Щодня експедитори виконують низку ручних дій: планування маршрутів, публікація пропозицій, контакт із перевізниками, відстеження вантажів. За даними Motor Transport, середній час, витрачений на ці дії одним працівником – 2,5 години щодня, тобто понад 50 годин на місяць.
Проблема полягає не лише у витратах часу. Ручні процеси створюють хаос у комунікації та високий ризик помилок. Чимало експедиторів досі користуються кількома інструментами одночасно: месенджерами, електронною поштою, SMS, телефонами, транспортними біржами.
Не менш важливим є питання безпеки. Експедитори, які працюють через платформу з доступом лише для перевірених перевізників, мінімізують ризик крадіжок і співпраці з шахраями.
| У чому проблема? | Що з цим робити? | Який ефект? |
| Процес розподілу та моніторингу транспортних замовлень базується на ручних діях (планування маршрутів, публікація пропозицій, відстеження вантажів), розпорошених між численними каналами комунікації (месенджери, електронна пошта, SMS, телефони, транспортні біржі). Це призводить до значних втрат часу та ризику помилок, особливо в умовах командної роботи, де відсутність автоматизації ще більше підсилює неефективність усього процесу. | FreightON автоматизує весь процес: пропозиція спочатку надходить до групи перевірених перевізників. Якщо протягом ~30 хвилин немає відповіді, система самостійно розширює пошук – спочатку на наступну групу партнерів, а згодом (якщо потрібно) публікує вантаж на Приватній, а далі й на Публічній біржі для 25 000+ перевірених перевізників. | Повернення понад 50 робочих годин щомісяця лише на одного експедитора. |
Моніторинг у реальному часі: контроль без телефонів
Моніторинг вантажів експедиторами досі базується на телефонних дзвінках водіям та ручному внесенні даних (звісно, якщо замовник потребує таку інформацію).
| У чому проблема? | Що з цим робити? | Який ефект? |
| Ручний моніторинг відбирає багато часу, є неефективним і схильним до помилок. Відсутність повної картини у реальному часі ускладнює оперативне реагування. | Впровадити автоматичні системи моніторингу на основі GPS та оновлень від перевізників. У FreightON експедитори отримують повідомлення при зміні статусу доставки (завантаження, розвантаження, проблема) без потреби постійно телефонувати. | Значна економія часу, менша кількість втручань експедитора, кращий контроль, вища пунктуальність (OTIF) та прозорість усього транспортного процесу. |
Порядок на складі: керування часовими вікнами
Незаплановані прибуття вантажівок і черги під рампами створюють нові витрати. Згідно з дослідженням Trans.eu серед виробників (клієнтів платформи), 30% користувачів знають про рішення для управління часовими вікнами на складах, але тільки 14% з них заявляють, що активно використовують інструменти такого типу.
| У чому проблема? | Що з цим робити? | Який ефект? |
| Незаплановані прибуття та відсутність контролю над часовими слотами призводять до заторів під рампами, перевантаження складів і збільшення часу очікування. | Використати систему авізації, наприклад Dock Scheduler, що дозволяє планувати часові вікна навіть якщо перевезення здійснює субпідрядник. Система оновлює дані та повідомляє про передбачувані прибуття. | Черги під рампами скорочені до 70%, час очікування зменшився на 20%. Підвищується операційна ефективність складу, зменшуються конфлікти через накладення часових вікон і зводяться до мінімуму простої. |
Прибуток забезпечується не фактом здійснення експедиторської діяльності, а рівнем її ефективності
Найбільший потенціал трансформації полягає не в оптимізації одного процесу, а в автоматизації всіх описаних етапів. Перевірка перевізників, обробка замовлень, моніторинг, управління складом, грамотне ведення документації – це ланки одного ланцюга. Його інтегрована автоматизація передусім означає:
- зменшення кількості ручних операцій на кілька десятків годин щомісяця на одного експедитора,
- усунення ризику помилок і рекламацій,
- покращення показників OTIF та якості даних,
- збільшення кількості оброблених замовлень без збільшення штату.
Сучасна експедиція — це не лише логістика, а управління даними та процесами. Менеджери, які прагнуть зберегти позиції на ринку, мають перейти від традиційної операційної моделі до цифрової екосистеми. FreightON — це не інструмент майбутнього, а рішення сьогоднішніх проблем.
Автоматизуйте, перш ніж конкуренти зроблять це швидше.