Automatizarea în Companiile de Expediție Marfă. Cum să o Faceți Corect? [Ghid]

Într-o afacere în care fiecare minut de muncă al unui expeditor poate însemna profit sau pierdere, devine din ce în ce mai dificil să ignorați costurile crescânde ale operațiunilor manuale. Sute de ore sunt pierdute în fiecare lună cu sarcini repetitive, în timp ce documentația pe hârtie încă decide soarta cererilor.

Între timp, tehnologia – fără a impune o revoluție completă – poate transforma aceste ineficiențe într-un avantaj competitiv. Cheia constă în a înțelege unde se pierd timpul și resursele dumneavoastră și cum să opriți acest fenomen.

Una dintre cele mai mari provocări ascunse pentru companiile de expediție este ineficiența invizibilă. Vorbim despre sarcini zilnice, repetitive, care, odată cumulate, generează pierderi reale de timp și bani. Verificarea transportatorilor, gestionarea comenzilor de transport și administrarea documentelor sunt încă efectuate manual în multe organizații de mari dimensiuni.

Rezultatul? Întârzieri, reclamații din partea clienților și, în cele din urmă, pierderea avantajului competitiv.

Acest articol vă arată care procese din operațiunile de expediere pot fi măsurate și cum automatizarea le poate îmbunătăți semnificativ.

Verificarea Transportatorului: O Rutina Zilnică Costisitoare

Fiecare expeditor știe că, fără o verificare adecvată a transportatorului, riscul asociat unui transport crește exponențial. Dar acest proces consumă timp considerabil. O verificare amănunțită – care include datele de înregistrare ale companiei, licențele de transport, acoperirea asigurării, recenziile și detaliile despre flotă – poate dura până la 30 de minute per transportator.

În companiile mari, acest timp se acumulează rapid, ajungând la zeci de verificări pe zi – echivalentul a sute de ore pierdute lunar.

Provocarea:
Chiar și cu echipe dedicate, verificarea rămâne un proces manual și lent. Aceasta supraîncarcă angajații, întârzie procesarea comenzilor și limitează capacitatea dumneavoastră de a răspunde rapid la noi cereri de transport.

Soluția:
Automatizați întregul proces de verificare a transportatorilor. FreightON extrage date direct din surse oficiale, verifică licențele de transport și starea asigurărilor – totul într-un singur loc.

Rezultatul:
Timpul de verificare scade de la 30 de minute la doar câteva secunde.

Gestionarea Comenzilor de Transport: Repetiție vs. Automatizare

Expeditorii de marfă efectuează zilnic nenumărate acțiuni manuale: planificarea rutelor, postarea ofertelor, contactarea transportatorilor, monitorizarea mărfurilor. Conform datelor Motor Transport, aceste sarcini repetitive consumă în medie 2,5 ore pe zi per angajat – peste 50 de ore lunar.

Provocarea:
Nu este vorba doar despre timp. Procesele manuale generează haos în comunicare și un risc crescut de eroare umană. Mulți expeditori jonglează cu multiple instrumente pentru a comunica cu transportatorii – e-mailuri, mesagerii, SMS-uri, apeluri telefonice și burse de transport.

Securitatea este, de asemenea, un aspect critic. Colaborarea exclusivă cu transportatori verificați printr-o platformă sigură reduce semnificativ riscul de fraudă și furt.

Soluția:
FreightON automatizează complet acest proces. Ofertele sunt trimise mai întâi rețelei dumneavoastră de transportatori de încredere. Dacă nu se primește un răspuns în 30 de minute, sistemul extinde acoperirea la alți parteneri verificați. În cele din urmă, dacă este necesar, marfa este postată pe o Bursă Privată – iar apoi, pe o Bursă Publică cu acces la peste 25.000 de transportatori verificați.

Rezultatul:
Peste 50 de ore economisite lunar per expeditor.

Monitorizare în Timp Real: Rămâneți în Control – Fără Apeluri

Multe echipe de transport încă se bazează pe apeluri telefonice pentru a obține actualizări de la șoferi – actualizări care apoi sunt introduse manual (dacă expeditorul solicită acest lucru).

Urmărirea manuală consumă timp, este ineficientă și predispune la erori. Fără date în timp real, echipele nu pot reacționa prompt la eventualele probleme.

Soluția:
Utilizați monitorizarea automată bazată pe GPS, integrată cu actualizări de stare în timp real furnizate de transportatori. Cu FreightON, expeditorii sunt notificați instantaneu despre etapele-cheie – încărcare, descărcare sau probleme apărute – fără a fi nevoiți să alerge după informații.

Rezultatul:
Mai puține intervenții manuale, economii de timp, control mai bun al livrărilor, performanță OTIF (On-Time In-Full) crescută și transparență totală asupra lanțului de aprovizionare.

Yard Management: Planificare, nu Haos

Sosirile neprogramate ale camioanelor și formarea cozilor la rampă continuă să consume resurse valoroase.

 Un studiu realizat de Trans.eu arată că, deși 30% dintre expeditori sunt conștienți de instrumentele de gestionare a intervalelor de timp, doar 14% le utilizează efectiv.

Provocarea:

Lipsa programării duce la congestie pe rampă, blocaje în depozit și timpi de așteptare crescuți pentru șoferi.

Soluția:

Implementați un sistem de rezervare pe intervale de timp, precum Dock Scheduler – chiar dacă subcontractanții se ocupă de livrare. Sistemul actualizează automat orele de sosire și informează în timp real toți participanții implicați.

Rezultatul:

Cozile la rampă sunt reduse cu până la 70%, timpii de așteptare scad cu 20%, operațiunile din depozit devin mai fluide, iar întârzierile și disputele sunt semnificativ diminuate.

Documente și Reclamații: Hârtia nu vă va proteja

Aici apar unele dintre cele mai costisitoare erori – reclamațiile clienților. Imaginați-vă următorul scenariu, mult prea des întâlnit: mărfuri în valoare de sute de mii de euro sunt livrate aparent fără probleme. O lună mai târziu, clientul susține că transportul a fost deteriorat. CMR-ul pe hârtie este ilizibil sau redactat într-o limbă inaccesibilă. Datele GPS au fost deja șterse. Transportatorul nu mai răspunde. Echipa din depozit nu își amintește nimic.

Rezultatul? Timp pierdut, încrederea clientului afectată și o dispută juridică sau financiară costisitoare.

Provocarea:

CMR-urile pe hârtie ajung cu întârziere, sunt adesea greu de citit și nu oferă vizibilitate în timp real. Rapoartele de deteriorare sunt primite prea târziu pentru a permite o reacție eficientă.

Soluția:

e-CMR-ul FreightON rezolvă această problemă. Orice incident la livrare poate fi înregistrat imediat și transmis expeditorului în timp real. Șoferii semnează folosind coduri SMS, ceea ce asigură verificarea identității și a momentului exact al livrării.

Rezultatul:

O poziție mai solidă în licitații și negocieri: rapoarte OTIF automate, statistici precise privind livrările și cicluri de plată accelerate pentru transportatori. Și, cel mai important, răspunsuri rapide și susținute de date concrete la reclamații și dispute.

Profitul nu provine din mai multă muncă – vine din eficiență

Cea mai importantă transformare nu constă în optimizarea unui singur pas, ci în automatizarea întregului flux operațional. De la verificarea transportatorilor, gestionarea comenzilor și monitorizarea transportului, până la managementul curții și controlul documentelor – toate fac parte dintr-un lanț operațional care trebuie eficientizat.

Automatizare completă înseamnă:

• Performanță OTIF crescută și date de calitate superioară
• Mai multe transporturi gestionate, fără să fie nevoie să extindeți echipa
• Reducerea erorilor și creșterea satisfacției clienților

FreightON nu este o soluție a viitorului – este răspunsul la provocările din prezent.

Automatizați – înainte ca concurența dumneavoastră să o facă.

👉 [ Rezervați un demo]