Automatyzacja w firmach spedycyjnych. Jak to zrobić? [Poradnik]
W świecie, gdzie każda minuta pracy spedytora przekłada się na zysk lub stratę firmy, coraz trudniej ignorować rosnące koszty wynikające z manualnych procesów. Setki godzin miesięcznie przepadają w czeluściach powtarzalnych czynności, a papierowa dokumentacja nadal decyduje o losie reklamacji. Tymczasem technologia, której wdrożenie nie wymaga rewolucji, może zamienić te straty w przewagę konkurencyjną. Kluczem jest zrozumienie, gdzie uciekają zasoby, i jak to naprawić.
W firmach spedycyjnych jednym z największych wyzwań jest niewidoczna na pierwszy rzut oka utrata efektywności. Chodzi tu o codzienne, powtarzalne działania, które w skali miesiąca generują policzalne czasu i pieniędzy. Weryfikacja przewoźników, obsługa zleceń transportowych, zarządzanie dokumentacją – te czynności nadal są wykonywane ręcznie w wielu dużych organizacjach. W efekcie firma odnotowuje opóźnienia, reklamacje, a przede wszystkim – utratę konkurencyjności.
Artykuł ten pokazuje, które działania w procesie spedycyjnym mogą być mierzalne i jak można je usprawnić poprzez skuteczną automatyzację procesów.
Weryfikacja przewoźników: bolesny koszt codzienności
Każdy spedytor wie, że bez dokładnej weryfikacji przewoźnika ryzyko w transporcie rośnie wykładniczo. Problem polega na tym, że te czynności są bardzo czasochłonne. Prawidłowo przeprowadzona weryfikacja, obejmująca sprawdzenie danych rejestrowych (CEIDG, KRS, NIP, REGON, VIES), licencji transportowych, ubezpieczeń, opinii czy floty przewoźnika trwa około 30 minut w przypadku tylko jednej firmy transportowej. W dużych firmach mówimy o kilkudziesięciu takich przypadkach dziennie. Daje to setki godzin miesięcznie.
| Na czym polega problem? | Co można z tym zrobić? | Jaki jest tego efekt? |
| Nawet przy istnieniu wyspecjalizowanych zespołów, proces weryfikacji przewoźników pozostaje zbyt czasochłonny, co prowadzi do przeciążenia pracowników, wydłużenia czasu obsługi zleceń i ograniczenia możliwości szybkiego reagowania na zapytania transportowe. | Zautomatyzować proces weryfikacji przewoźników. FreightON automatycznie pobiera dane z oficjalnych źródeł, analizuje licencje i statusy ubezpieczeniowe.. Wszystko w jednym miejscu. | Proces weryfikacji przewoźnika skraca się do kilku sekund. |
Obsługa zleceń transportowych: powtarzalność kontra technologia
Spedytorzy codziennie wykonują szereg manualnych czynności: planowanie tras, publikowanie ofert, kontakt z przewoźnikami, śledzenie ładunków. Jak wynika z danych Motor Transport, średni czas dzienny poświęcony na te czynności przez jednego pracownika to 2,5 godziny – w skali miesiąca ponad 50 godzin na osobę.
Problem nie dotyczy jedynie czasu. Manualne procesy to chaos komunikacyjny i wysokie ryzyko błędów. W końcu niejeden spedytor korzysta dziś z różnych narzędzi do komunikacji z przewoźnikami – komunikatorów, e-maili, SMS-ów, telefonów, giełd transportowych.
Równie istotna pozostaje kwestia bezpieczeństwa. Spedytorzy komunikujący się za pośrednictwem platformy dostępnej jedynie dla zweryfikowanych przewoźników, minimalizują ryzyko kradzieży oraz eliminują możliwość nawiązania współpracy z nieuczciwymi firmami czy oszustami.
| Na czym polega problem? | Co można z tym zrobić? | Jaki jest tego efekt? |
| Proces przydzielania i monitorowania zleceń transportowych oparty jest na ręcznych działaniach (planowanie tras, publikowanie ofert, śledzenie ładunków) rozproszonych między wiele kanałów komunikacji (komunikatorów,, e-maili, SMS-ów, telefonów, giełd transportowych), co skutkuje ogromnymi stratami czasu oraz ryzykiem błędów, szczególnie w środowisku pracy zespołowej, gdzie brak automatyzacji potęguje nieefektywność całego procesu. | FreightON oferuje pełną automatyzację tego procesu. Dodana w systemie przez spedytora oferta trafia najpierw do grona zaufanych przewoźników. Jeśli w ciągu ok. 30 minut nie pojawi się odpowiedź, system samodzielnie rozszerza wyszukiwanie na kolejną grupę sprawdzonych partnerów. W przypadku dalszego braku akceptacji, ładunek zostaje opublikowany na Giełdzie Prywatnej, a następnie – jeśli zajdzie taka potrzeba – na Giełdzie Publicznej, dostępnej dla ponad 25 tysięcy zweryfikowanych przewoźników. | Odzyskanie ponad 50 godzin miesięcznie tylko na jednego spedytora. |
Monitoring i czas rzeczywisty: kontrola bez telefonu
Monitorowanie ładunków przez spedytorów w dalszym ciągu opiera się na ręcznym wykonywaniu telefonów do kierowców i wpisywaniu danych ręcznie (oczywiście, jeśli założymy, że zleceniodawca będzie potrzebować takich informacji).
| Na czym polega problem? | Co można z tym zrobić? | Jaki jest tego efekt? |
| Ręczne monitorowanie przewozów pochłania dużo czasu, jest nieefektywne i obarczone dużym ryzykiem błędów. Brakuje pełnego obrazu sytuacji w czasie rzeczywistym, co utrudnia szybkie reagowanie. | Wdrożyć automatyczne systemy monitorowania statusów przewozów, oparte na GPS i aktualizacjach od przewoźników. We FreightON-ie spedytorzy nie muszą już nieustannie śledzić ruchu pojazdów, otrzymują powiadomienia kiedy pojawi się zmiana statusu realizacji np. załadunek, rozładunek, lub problem. | Znaczące ograniczenie liczby interwencji ze strony spedytora, oszczędność czasu i lepsza kontrola nad realizacją dostaw. Zwiększa się również punktualność (OTIF) i przejrzystość całego procesu transportowego. |
Porządek w magazynie: awizacja z dobrym narzędziem
Nieplanowane przyjazdy ciężarówek i kolejki pod rampami generują kolejne straty. Z badania przeprowadzonego przez Trans.eu wśród producentów (klientów platformy) wynika, że 30 proc. użytkowników zna rozwiązania służące do zarządzania oknami czasowymi w magazynach, ale tylko 14 proc. z nich deklaruje, że aktywnie korzysta z narzędzi tego typu.
| Na czym polega problem? | Co można z tym zrobić? | Jaki jest tego efekt? |
| Nieplanowane przyjazdy ciężarówek i brak kontroli nad oknami czasowymi prowadzą do zatorów pod rampami, przeciążeń magazynów i wydłużonego czasu oczekiwania na załadunek/rozładunek. | Wprowadzić system awizacji, taki jak Dock Scheduler, który pozwala planować okna czasowe, nawet jeśli przewóz realizuje podwykonawca. System aktualizuje dane i informuje o przewidywanych przyjazdach. | Kolejki pod rampami ograniczone nawet o 70 proc., czas oczekiwania skrócony o 20 proc. Zwiększa się efektywność operacyjna magazynu, maleje liczba konfliktów czasowych i przestojów. |
Zysk nie bierze się z pracy spedytorów, ale z jej efektywności
Największy potencjał transformacyjny leży nie w usprawnieniu jednego, ale w automatyzacji wszystkich opisanych procesów. Weryfikacja, obsługa zleceń, monitoring, zarządzanie magazynem, umiejętne zarządzanie dokumentacją – to ogniwa tego samego łańcucha. Ich zintegrowana automatyzacja oznacza przede wszystkim:
- redukcję ręcznych operacji o kilkadziesiąt godzin miesięcznie na spedytora,
- eliminację ryzyka błędów i reklamacji,
- poprawę wskaźników OTIF i jakości danych,
- wzrost liczby obsłużonych zleceń bez zwiększania zatrudnienia,
Nowoczesna spedycja to już nie tylko logistyka – to zarządzanie danymi i procesami. Managerowie, którzy chcą utrzymać pozycję na rynku, muszą przejść od tradycyjnego modelu operacyjnego do cyfrowego ekosystemu. FreightON nie jest narzędziem przyszłości – jest rozwiązaniem dzisiejszych problemów.
Zautomatyzuj, zanim konkurencja zrobi to szybciej.